Обмен клиентской программы с данными содержащимся в БД осуществляется посредством технологии Microsoft ActiveX Data Object (ADO). Все необходимые файлы и настройки для работы с БД через ADO уже содержаться MS Windows начиная с версии 95.

Для успешного подключения программы-клиента к базе данных необходимо сформировать строку подключения. Формирование строки подключения осуществляется как правило с помощью встроенных средств ADO - Data Link API. К недостатку данного средства можно отнести невозможность шифрования созданной им строки. Если с помощью него создать строку подключения с сохраненным в нем паролем пользователя для доступа к базе данных, то пользователь сможет его прочитать и подсоединиться к базе. Если это пароль с полным доступом в базу данных, а ограничивающие права предусмотрены только в приложении-клиенте, то такой пользователь сможет просмотреть, изменить или удалить данные к которым по логике работы приложения у него нет доступа. Для решения этой проблемы разработан криптографический модуль, который расположен в личном кабине пользователя на данном веб узле. Пользователь, войдя в свой личный кабинет, с помощью имеющихся средств, в зависимости от приобретенной версии программы, создает строку подключения, из которой формирует файл и подключает к своей программе. 

Как правило в локальном варианте в зависимости от используемых баз данных (будем рассматривать MS Access) в строке подключения необходимо указать наименование файла с  БД расположенного на данном компьютере (например: c:\prhod\prohod.mdb). Если же, используется сетевой вариант БД   то необходимо указать файл-сервер с расположенной в нем БД (например: \\имя_сервера\prophod\prohod.mdb). Далее следует определиться - используется ли единый пароль на доступ к БД или индивидуальный для каждых таблиц. В нашем случае используется единый пароль, его необходимо указать. После это необходимо сформировать саму строку подключения с помощью кнопки "Сформировать строку", и в разделе содержимое строки подключения отобразиться сама строка. Нажать кнопку "Вперед" и получить на экране зашифрованные данные, которые, скопировав, записать в файл, и произвести само подключение. Подключение описано в прилагаемой справке - помощи.

В случае создания строки подключения к БД MSSQL Server, необходимо указать имя SQL сервера, где расположена БД, определиться с используемой системой безопасности SQL сервера, будет ли это интегрированная в windows NT система или система безопасности самого  SQL сервера, в нашем случае используется система безопасности самого SQL сервера с указанием имени пользователя и пароля. Категория доступа с этим именем к БД - полная. Само приложение-клиент  отслеживает доступ того или иного сотрудника. Выбрать БД на сервере, сформировать строку подключения и выполнить описанные ранее действия создании строки для файлового сервера.

Одно из преимуществ использования строки подключения заключается в том, что с одного и того же компьютера можно заходить в несколько территориально разнесенных баз данных и редактировать шаблоны документов.